Trabajando en triángulos para encaminar proyectos
Desde el 3 al 8 de septiembre, la gente de APC aterrizó en Pruhonice, una pequeña ciudad situada en las afueras de Praga, para el encuentro anual de la junta ejecutiva y el personal de dirección. Mientras la junta se centró en temas de gobernanza de APC, el personal entró en calor con un adiestramiento.
Rob Purdie de iMPORTANT PROJECTS una micro-compañía que fundó el año pasado en Londres juntó a gente APC proveniente de puntos tan distantes como Camboya, EE.UU. y Sudáfrica por dos razones muy específicas: explicar los diferentes conceptos de la administración de proyectos existentes, y aplicar algunos de ellos a la realidad de APC.
Consultor y adiestrador en administración de proyectos “para organizaciones de misión social”, Purdie llegó a Praga después de haber navegado aguas con Greenpeace, Amnistía y otros prominentes grupos de apoyo.
Mirando proyectos, fase por fase
El hielo se rompió pronto. “Lo que es difícil”, como dijo Riff Fullan de la organización de la sociedad civil Bellanet actualmente consultor del Programa de Usos Estratégicos y Construcción de Capacidades de APC (APC Strategic Uses & Capacity Building programme), “es encontrar la manera de dirigir las comunicaciones en proyectos que involucran a múltiples organizaciones, procesos y herramientas”.
Purdie tomó el desafío, desmitificando las fases del proyecto: iniciación; planificación; ejecución; supervisión y evaluación; y cierre. “El trabajo necesita ser planeado, ejecutado y controlado ya que está siendo realizado por gente y se ve restringido por recursos limitados”, argumentó.
Un aspecto del adiestramiento que realmente ayudó a los 20 integrantes de APC a comprender cómo enfocar la administración de proyectos fueron definiciones claras. Purdie insistió en algo que podría parecer obvio, pero que de hecho te pone en camino. Distinguió entre operaciones – que por naturaleza están en curso sin una fecha de finalización – y proyectos. “Un proyecto es un trabajo que se emprende para alcanzar un objetivo y terminarlo”, subrayó Purdie.
Willie Currie, director del programa de políticas de APC, estuvo de acuerdo pero planteó su preocupación acerca de hasta qué punto puede ser realizada la planificación. “Este enfoque de ‘orden-y-control’ durante la primera fase entra en conflicto con el enfoque, más propio del trabajo en red, de un proceso como el activismo”, dijo. Dio el ejemplo del trabajo de activismo en políticas que se realiza en África, que no puede ser planificado por completo. “Hay imprevistos”, continuó. “Es verdad”, argumentó la directora de APC WNSP, Chat Ramillo, “pero al mismo tiempo, todavía necesitamos planificar proyectos para dotar de dirección y alcance a nuestros emprendimientos.”
En el contexto de APC, un equipo de proyecto a menudo realiza ese “trabajo” al que Purdie se refiere. Esto implica exigencias que compiten entre ellas de alcance, tiempo y costo; partes interesadas con distintas necesidades y expectativas; y la identificación de requisitos, como se ha venido aprendiendo.
“La administración de proyectos trata, en su totalidad, de suministrar una base desde la cual priorizar lo que es importante para tu proyecto, una vez que estás en la cancha”, explicó Purdie. Para hacer esto claro como el agua dibujó un triángulo sobre un papelógrafo. Cada lado del triángulo es una restricción y base de cualquier proyecto: tiempo, costo y alcance. “Al cabo de un tiempo es bueno jugar con la longitud de los lados. A esto se lo llama supervisión. Los gastos pueden aumentar, el alcance también, el plazo también”. Una herramienta sencilla que podría ayudarte a obtener tus prioridades.
Herramientas de administración de proyectos
Una sección útil del adiestramiento fue también el empleo de herramientas para asistir en la administración de proyectos. Insistiendo en la distinción entre la administración de tareas (por ejemplo, BaseCamp) y el software de administración de proyectos (por ejemplo, la patente MS Project) Purdie logró responder a las interrogantes subsiguientes, relacionadas con el impulso actual de APC de dinamizar internamente el proyecto de administración.
“Este adiestramiento fue un maravilloso medio para que comenzáramos a imaginar cómo vamos a usar el espacio de administración de proyectos, dijo la directora ejecutiva de APC Anriette Esterhuysen. Se refería al sistema de administración de contenidos (por su sigla en inglés, CMS) que está siendo desarrollado por APC para garantizar una apropiada planificación, seguimiento y ejecución de los proyectos de APC y de sus miembros. Este nuevo modus operandi en la web es particularmente importante para una organización de red como APC, con gente que trabaja en diferentes husos horarios y contextos.
Se cree que el sistema CMS que funciona con Plone hace más sencilla la planificación de un evento, el acceso a la información financiera y la redacción de propuestas conjuntas, a la vez que más sensible a las crecientes necesidades de APC. El espacio de administración de proyectos estará disponible para ser usado por los 44 miembros de APC a principios de 2007. La intención es hacerlo disponible también a la más amplia comunidad de software libre.
Esta innovación llega en momentos en que APC está multiplicando sus proyectos de adiestramiento inalámbrico, ampliando el uso de la Metodología de Evaluación de Género
desarrollada por APC WNSP y poniendo más acento en la política de TIC en el África occidental y central.
Foto: Anna Feldman miembro de APC, la directora ejecutiva Anriette Esterhuysen, Andrew Garton, miembro de la junta ejecutiva, y la directora Karen Banks durante el adiestramiento de administración de proyectos en Pruhonice. Crédito: Rob Purdie.
